Кадровая работа в организации с нуля. Формирование нормативной базы

Устраиваясь на работу в новую организацию, вы можете столкнуться с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Какие нормативные акты нужно знать

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс , но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица ниже). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

• Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
• Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
• Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
• Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
• Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
• Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
• Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
• Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

Первые шаги

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы - на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

• выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
• ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
• оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
• иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

• Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один - для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
• Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

• выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
• собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
• консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

• Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
• Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего - только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров - интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

Приложения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

«Утверждаю»

Директор предприятия/Зам. по кадрам

« » _________ 201_ г.

• Папка корпоративных приказов.
• Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
• Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
• Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
• Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
• Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
• Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
• Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
• Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
• Папка с планами корпоративной и кадровой работы.

Примечания

• Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
• Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
• Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
• Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Федотов Александр Васильевич

Независимый HR-эксперт

Ливена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем . Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять .Список таких документов есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

Учредительные документы
- Трудовые договоры
- Штатное расписание (форма Т-3)*
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документ о защите персональных данных работников (положение)
- График отпусков (форма Т-7)*
- Личные карточки (форма Т-2)*
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Трудовые книжки
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
- Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание , Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь - . Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками . Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем : книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки . Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Читать также

• Мужчины в подчинении

  "Большая часть моих сотрудников - мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые - не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я - директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков""

Статьи этого раздела

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

  Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Какие кадровые документы должны быть на предприятии

  Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Временный перевод на другую работу

  В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

• Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

  Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

• Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

  Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.

• Что делать с документами при ликвидации организации

  Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

• Делопроизводство в кадровой службе

  Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам . Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.

Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);

— табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);

— личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— снования к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ);

— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении;

— утвержденная форма расчетного листка;

— журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141).

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 4. Оформляем генерального директора.

В первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

Шаг 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в сети Интернет посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематические семинары и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

Шаг 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора.

Разрабатываем бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В Интернете есть хорошие шаблоны трудового договора и как оформить трудовых отношений в пользу работодателя».

Шаг 7. Разрабатываем иные документы.

Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В статьях «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения.

Шаг 8. Ведение трудовых книжек.

Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся вам. Издаем приказ о принятии на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Впоследствии можете передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

Шаг 9. Оформляем на работу работников.

Можно посмотреть здесь. На этом этапе необходимо оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению ищите в сети Интернет.

Опять же, в помощь — методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.

Чтобы учет всей первичной документации велся на соответствующем уровне, необходима слаженная работа кадрового отдела, от которой зависят многие рабочие процессы предприятия.

Это ведение всей , связанной с учетом средств и передвижением персонала.

От эффективности его построения зависят своевременные выплаты, правильность формирования документации и течение прочих процессов производства.

Важно: залогом бесперебойной и своевременной работы кадрового отдела являются отлично подготовленные специалисты, которые кроме навыков делопроизводства, хорошо знают Трудовое законодательство.

Необходим учетный процесс кадров для реализации следующих целей:

• Правильно распределять работников по процессам;
• Выявлять незадействованные ресурсы;
• Своевременно решать все проблематичные вопросы с персоналом.

Как правильно организовать кадровый учет на предприятии вы узнаете в этом видео:

Какие вопросы решает отдел кадров

Вообще все вопросы относительно работы персонала решает кадровый отдел:

• Прием и увольнение;
• Оформление отпусков и выплат, связанных с ним;
• Начисление поощрений и премий также в их компетенции;
• Формирование штатного расписания. вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания;
• Внесение изменений в рабочий график;
• Прочие рабочие моменты штата.

Особенности кадрового учета

На предприятии каждый этап работы отдела кадров выполняется согласно нормативным актам, условно все виды работ можно разделить на следующие:

• Порядок составления и ведения документации по кадрам;
• Оформление нетрудоспособности;
• Подготовка документов к архивированию;
• Ведение воинского учета в организации;
• Хранение персональных данных каждого из коллектива;
• Начисление страховых взносов.

Весь кадровый документооборот доступно разделить на две ветки:

• По личному составу – личные карточки и все приказы, связанные с каждым работником индивидуально;
• По управлению персоналом – правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчеты по численности работников.

Кроме этого отделом кадров хранятся все документы, являющиеся основанием для издания приказов, а также ведомости и расчетные листы, которые не являются основными, но создают необходимую базу дополнительной документации.

Отсюда вытекает, что основными документами являются:

• Коллективный договор для решения ситуаций, прописанных в нем;
• Должностная инструкция, если часть обязанностей не указана в договоре;
• Положения о зарплате и премирования для решений спорных ситуаций, связанных с выплатами;
• Прочие положения, имеющие отношение к регулированию жизни предприятия.

Организация кадрового учета на фирме

Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:

1. Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
2. После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
3. Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
4. После чего происходит само формирование документации:

• Изначально составляются все документы относительно руководителя;

Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.

• После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;

Важно: штатное расписание можно формировать согласно унифицированной форме, при этом обязательно следует составить список необходимых на производстве должностей, начиная с руководителя.

• Разрабатывается форма трудового договора, обязательная к подписанию с каждым работником организации;
• Происходит подготовка остальных необходимых документов и бумаг;
• Определяется лицо, ответственное за трудовые книжки – на первых этапах формирования кадрового учета и предприятия приемом и оформлением работников занимается руководитель самостоятельно, исходя из этого, необходимо составить приказ об ответственности директора за прием и сохранность документов;

Важно: только после официального определения ответственного лица начинается оформление работников.

• Необходимо обеспечить хранение и применение кадровых бумаг.

После принятия на работу кадрового сотрудника, всей рутиной по документообороту занимается он – ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков, документальное передвижение людей на предприятии и прочее.

Основная документация и ее оформление

Кадровый работник использует ряд необходимых бумаг для грамотного руководства персоналом:

• Различного рода приказы о передвижении сотрудников – прием, увольнение, отпуск, командировка и прочие;
• Штатное расписание, которое обязательно должно совпадать с пунктами о рабочем графике в основном трудовом договоре, в противном случае это будет нарушение договора и приведет к штрафным санкциям;
• Табель учета рабочего времени;
• Трудовые книжки, которые хранятся на предприятии в течение всего периода действия подписанного соглашения, эти документы принадлежат к строгой отчетности, так что каждая фиксируется в специальном журнале, а хранение осуществляется в специальном сейфе;
• Правила внутреннего распорядка;
• Трудовые договора, являются свидетельством заключения трудовых отношений, они составляются с каждым сотрудником индивидуально, на их основании сотрудник официально трудиться согласно пунктам, перечисленным в документе;
• Приложения к договорам составляются по каждому случаю внесения изменений в основные пункты трудовых соглашений;
• формируется ежегодно за 2 недели до окончания года, каждый сотрудник должен с ним ознакомиться, формировать данный документ необходимо грамотно со знанием тонкостей производства, чтобы одновременный отдых 2 – 3 человек не нарушал весь процесс деятельности предприятия;
• Личное дело – обязательно открывается папка для каждого сотрудника, сюда помещается личная карточка, лицевой счет, все подписанные работником приказы руководителя, его заявления и прочие документы, формирующие хронологию действий работника. Данный документ имеет отношение к учетной документации, формируется она в виде папок и журналов, которые прошиваются, на них наклеивается белый квадрат для указания основных реквизитов;
• Должностные инструкции с подробным указанием на права и обязанности работников;
• Положение по оплате труда и премированию является основанием для начисления выплат работникам. По каким правилам оформляется положение о премировании и материальном стимулировании работников ООО читайте .

Кроме этого формируется еще много документов, которыми заведует сотрудник отдела кадров.

Кто имеет отношение к ведению документов

Обычно на крупных предприятиях существует отдел кадров, который и ведет всю документацию, а также упорядочивает ее.

Но на небольших предприятиях на кадровом работнике экономят, так что этим по совместительству занимается, к примеру, главный бухгалтер или секретарь, а приемом и увольнением сотрудников занимается сам руководитель.

Автоматизация кадрового учета

Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.

Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.

Нюансы у ИП и ООО

При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:

• В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
• В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.

Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.

При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.

Санкции за отсутствие кадрового учета

Важно: предприниматель, работающий сам на себя, имеет право не заводить учет кадров.

Если отсутствует кадровый учет на предприятии или в организации предусмотрен штраф:

• Для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме этого работу предприятия могут приостановить на 90 дней. Если предусматривается проверка, то:

• Она не может быть неожиданной, о ней предупреждают за 3 суток;
• Проводиться она также ограниченное время – 20 дней;
• Выездная комиссия должна осуществляться только с участием руководителя.

Заключение

Кадровый учет, согласно действующему законодательству, является неотъемлемой частью любого бизнес-процесса, недопустимо осуществление деятельности предприятия, в котором работают штатные сотрудники без подобного учета, так как каждое сотрудничество должно закрепляться нормативными актами с фиксированием любых в нем изменений.

Правила организации и ведения кадрового учета – смотрите тут: